Varje dag når välkända livsmedelsprodukter svenska hushåll, dagligvaruhandel, restauranger och storkök. För konsumenten är det självklart att produkterna finns på plats när de behövs. Bakom kulisserna krävs däremot en omfattande logistikkedja för att få allt att fungera.
Orkla Foods Sverige är ett av Sveriges största livsmedelsföretag med välkända varumärken som Felix, Grandiosa, Fun Light, Paulúns, Risifrutti, Abba, Bob, Ekströms och Önos. Företaget har produktion på åtta platser runt om i landet. Bakom varje produkt finns ett omfattande nätverk av fabriker, lager, leverantörer, transportörer och logistikpartners.
För Leif Johansson, ansvarig för transporter, är logistiken en självklar men ofta osynlig del av verksamheten.
– "Logistik är en stödfunktion, men får vi inte in råvaror, emballage eller produkter när vi behöver dem kan vi inte producera. Och kan vi inte producera har vi inget att sälja. Samtidigt märks logistiken egentligen först när den inte fungerar", säger han.
En komplex verksamhet med höga krav
Orkla Foods Sveriges logistikverksamhet omfattar stora transportvolymer varje dag. Råvaror och emballage ska levereras till rätt produktionsanläggning vid rätt tidpunkt, samtidigt som färdiga produkter ska distribueras vidare till lager, grossister, dagligvaruhandel och restaurangkunder.
– "Vi är lite unika eftersom vi hanterar både kolonialt, kylt och fryst. Det gör verksamheten mer komplex, inte minst ur ett logistikperspektiv."
Men logistiken handlar inte bara om transporter. Bakom varje transport finns också ett ekonomiskt flöde där fakturor ska granskas, priser verifieras och kostnader konteras korrekt.
– "Vi har en ganska komplex konteringsstruktur. En transportfaktura kan innehålla många olika kostnadsrader som ska hamna rätt. Det är ett arbete som kräver både kunskap och erfarenhet."
Samtidigt började en annan fråga bli allt viktigare: Hur säkerställer man att kritisk kunskap inte blir beroende av enskilda individer?
– "Man inser att verksamheten inte kan vara beroende av att en person sitter med all kunskap. Vi behöver bygga processer som är hållbara över tid och som kan utvecklas vidare av nästa generation."
En lösning som förenar kontroll och automation
När Orkla Foods Sverige började se över sina arbetssätt var målet att skapa bättre kontroll över transportkostnaderna, minska manuellt arbete och samtidigt bygga mer robusta processer.
Några olika alternativ utvärderades berättar Leif:
Vi hittade inte någon annan lösning som klarade både prisvalidering och automatisk kontering i samma flöde. Många kunde lösa den ena delen eller den andra, men Logivity var den enda aktören vi hittade som kunde erbjuda helheten. För oss var det avgörande.
Genom samarbetet med Logivity har Orkla Foods Sverige digitaliserat och automatiserat hanteringen av transportrelaterade kostnader. Transportbeställningar matchas automatiskt mot inkommande fakturor, avvikelser identifieras och konteringen sker enligt fördefinierade regler.
Resultatet är inte bara effektivare administration – det ger också en helt annan nivå av kontroll.
Från antaganden till fakta
För Jan Karlsson, som successivt tar över delar av ansvaret efter Leif, innebär förändringen mer än bara tidsbesparingar.
– "Tidigare var mycket beroende av erfarenhet och manuella kontroller. Nu får vi stöd av systemet att hitta avvikelser och säkerställa att vi arbetar på samma sätt över tid."
En av de största vinsterna är ökad transparens.
Vi får fakta istället för antaganden. Det gör att vi kan analysera kostnader på ett helt annat sätt och föra bättre dialoger både internt och med våra samarbetspartners.
När data samlas, struktureras och blir synlig skapas också bättre förutsättningar för uppföljning och utveckling.
Mer än ett system
För både Leif och Jan handlar förändringen om mer än teknik.
– "Det viktigaste är att man kan prata med varandra. Man märker ganska snabbt om någon verkligen förstår verksamheten eller inte."
Samarbetet med Logivity har därför handlat om mer än att införa ett nytt system. Det har också handlat om att utveckla arbetssätt tillsammans.
– "Vi har kunnat komma med idéer, önskemål och förbättringsförslag längs vägen. Och vi har sett hur de omsatts till faktiska lösningar. Det skapar både förtroende och engagemang."
Leif lyfter även fram kontinuiteten i samarbetet.
– "Det känns tryggt. Kunskapen finns hos flera personer och man märker att de förstår både vår verksamhet och våra utmaningar."
Det är också därför han beskriver relationen som mer än ett traditionellt leverantörsförhållande.
Logivity är en riktig partner – kunniga, lyhörda och enkla att arbeta med.
Att fortsätta utvecklas
Förändringsarbetet är långt ifrån avslutat.
Krav på effektivitet, kontroll och transparens fortsätter att öka, samtidigt som nya tekniska möjligheter skapar nya förutsättningar för utveckling.
För Leif handlar framtiden om att fortsätta bygga vidare på en stabil grund.
– "Ingenting blir någonsin helt färdigt. Har man en bra grund är det lättare att bygga vidare. Det viktigaste är att fortsätta utvecklas tillsammans."
Även om logistiken främst är en stödfunktion för ett företag som varje dag levererar välkända livsmedelsprodukter till miljontals konsumenter blir den allt viktigare för att skapa kontroll, effektivitet och långsiktig konkurrenskraft.
Genom att kombinera människor, processer och teknik skapas förutsättningar att fortsätta utveckla logistikfunktionen och stärka affären – idag och i framtiden.
Krediter: Varmt tack till Orkla Foods Sverige för input, referenser och bilder - godkända för användning av Logivity.
